Verwerkersovereenkomst

Viak Projecten, gevestigd aan Reijerscop 10, 3454 HW De Meern, ingeschreven bij de KvK onder nummer 30282363 (hierna: Viak), levert het platform Viak.

De organisatie die het platform gebruikt (hierna: jij of de klant) bepaalt zelf welke gegevens van haar klanten, deelnemers en contacten in het platform komen en waarvoor. Daarmee ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en is Viak de verwerker in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Viak verwerkt persoonsgegevens alleen om het platform te leveren: je website, klantenbestand, berichten, verkopen, agenda, facturen, e-mail en de onderdelen die je zelf aanzet.

Het gaat om gegevens van jouw klanten, deelnemers, bezoekers en contactpersonen, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, bestellingen, afspraken, berichten en notities die je zelf vastlegt. Werk je in de zorg of met bijzondere persoonsgegevens, dan bepaal jij of je die in het platform vastlegt; je zorgt dan zelf voor een grondslag.

Viak verwerkt de gegevens alleen op jouw instructie. Die instructie is: het platform leveren zoals beschreven, plus wat je zelf in het platform instelt. Viak gebruikt je gegevens nooit voor eigen doeleinden, verkoopt ze niet en deelt ze niet met anderen dan de diensten in artikel 5.

Iedereen die namens Viak toegang kan hebben tot je gegevens, houdt die geheim. Toegang is beperkt tot wat nodig is om het platform te laten werken of om jou te helpen als je daarom vraagt.

Viak neemt passende technische en organisatorische maatregelen (AVG art. 32). Op dit moment onder meer:

• Strikte scheiding tussen klanten, afgedwongen in de database zelf (rijbeveiliging), zodat de ene klant nooit gegevens van een andere klant kan zien.

• Versleutelde verbindingen (https) en versleutelde opslag; gevoelige sleutels, zoals je betaalkoppeling, apart versleuteld.

• Tweestapsbeveiliging voor elk account. Eigenaren en beheerders vragen we die aan te zetten; vanaf de publieke start van het platform is dat voor hen verplicht. Opnieuw bevestigen bij gevoelige handelingen.

• Een onveranderbaar logboek van gevoelige wijzigingen, meldingen bij inloggen op een nieuw apparaat en een noodrem die het hele platform op alleen-lezen zet.

• Dagelijkse back-ups, opslag binnen de Europese Unie.

Viak mag deze maatregelen verbeteren, zolang het beschermingsniveau gelijk blijft of hoger wordt.

Viak schakelt de diensten in die onderaan deze overeenkomst staan. Met jouw akkoord geef je daar algemene toestemming voor. Viak legt met elke dienst minstens dezelfde verplichtingen vast als in deze overeenkomst.

Komt er een dienst bij of wordt er een vervangen, dan laat Viak je dat minstens 30 dagen vooraf weten via Berichten. Je kunt dan bezwaar maken; komen we er samen niet uit, dan kun je je abonnement kosteloos beëindigen.

Gegevens gaan alleen naar landen buiten de Europese Economische Ruimte met passende waarborgen, zoals de EU-modelcontractbepalingen of het EU-VS Data Privacy Framework.

Ontdekt Viak een beveiligingsincident waarbij jouw gegevens betrokken (kunnen) zijn, dan laat Viak je dat zonder onredelijke vertraging weten, en uiterlijk binnen 24 uur na ontdekking. Je hoort wat er is gebeurd, om welke gegevens en hoeveel mensen het ongeveer gaat, wat de mogelijke gevolgen zijn en welke maatregelen Viak neemt.

Jij beoordeelt of je het lek meldt bij de Autoriteit Persoonsgegevens (binnen 72 uur) en aan de betrokkenen. Viak helpt je daarbij met alle informatie die nodig is. Viak legt elk incident vast in een datalekregister.

Vraagt iemand jou om inzage, correctie, verwijdering of een kopie van zijn gegevens, dan kun je dat grotendeels zelf in het platform: gegevens aanpassen, verwijderen en exporteren. Lukt iets niet, dan helpt Viak je binnen redelijke termijn.

Komt zo’n verzoek rechtstreeks bij Viak binnen, dan stuurt Viak het door naar jou en handelt het niet zelf af.

Viak geeft je op verzoek de informatie die je nodig hebt om te laten zien dat de AVG wordt nageleefd. Wil je een onafhankelijke controle (audit), dan kan dat maximaal eenmaal per jaar, met 30 dagen vooraankondiging, op jouw kosten, en zonder dat gegevens van andere klanten zichtbaar worden.

Deze overeenkomst loopt zolang je het platform gebruikt.

Stop je, dan kun je nog 30 dagen al je gegevens downloaden via Instellingen › Je gegevens. Daarna verwijdert Viak ze. Kopieën in back-ups verdwijnen vanzelf binnen de bewaartermijn van de back-ups (op dit moment 7 dagen). Wettelijke bewaarplichten, zoals voor facturen, blijven gelden.

Voor aansprakelijkheid gelden de afspraken van je abonnement bij Viak.

Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Viak kan deze overeenkomst aanpassen als de wet of de dienst dat vraagt; bij een nieuwe versie vraagt het platform je opnieuw om akkoord.